Hoe het werkt

De chauffeur vult in, op de weg

Hij meldt aan met zijn eigen account en opent het formulier op zijn telefoon.

• Hij kiest het perceel en de gemeente met grote knoppen. Het kilometerpunt controleert of de plaats binnen het perceel ligt.
• Het tarief (1, 2 of 3) volgt het uur van aankomst, het weekend en de feestdagen. De prijzen van jouw perceel staan er al in.
• Hij tikt aan welke posten er gebruikt zijn. Posten die niet bij de reden van de oproep passen, zijn niet aanduidbaar: bij een panne bijvoorbeeld geen Type III van een ongeval.
• Hij neemt foto's of kiest ze uit de galerij (tot 12 per bon) en laat de hinderverwekker tekenen.
• Meer dan één hinderverwekker? Takelbon maakt per hinderverwekker een bon en verdeelt de kosten van de signalisatie.
• Betaalt de hinderverwekker per overschrijving of met Bancontact? Dan toont het formulier een QR-code met het bedrag en het rekeningnummer van de garage. Scannen met de bankapp en betalen.

Pas als alle verplichte velden kloppen, kan hij verzenden. Daarna staat meteen een leeg formulier klaar. De bon staat dan ook meteen bij de garagebeheerder, met alle foto's, ook als het midden in de nacht is.

De garagebeheerder kijkt na, op kantoor

De bon verschijnt met status "To be checked". Jij ziet het bedrag, de foto's en het verslag, en je kunt elke foto groot bekijken.

• Je past aan wat nodig is, zoals stallingskosten, en kiest wie het voertuig komt afhalen.
• Komt de verzekering 's ochtends de wagen ophalen na een takeling in de nacht? Dan heb je de bon, het verslag en de foto's al.
• Twijfel je? Laat de bon gewoon op "To be checked" staan tot alles klopt.
• Je voegt de factuur uit je eigen facturatieprogramma toe, met het factuurnummer.
• Is alles ingevuld? Dan zet je de bon zelf op "Afgewerkt". Alleen afgewerkte bonnen gaan mee in de mails naar het agentschap.
• Wordt het voertuig later afgehaald en komt er stalling bij? Kies de instantie, zet de bon op "Afgewerkt + Stalling" en voeg de tweede factuur toe: de stalling gaat dan als tweede bon mee in de wekelijkse mail.

Verzenden in bulk, met één klik

Bonnen worden niet één voor één verstuurd. Takelbon verzamelt de afgewerkte bonnen in twee mails naar het Agentschap Wegen en Verkeer.

• Wekelijkse mail: alle bonnen waarvan de hinderverwekker een particulier of zaak is. Bon en factuur komen per bon samen in één pdf, zodat het agentschap niets zelf moet samenvoegen.
• Maandelijkse mail: alle bonnen waarbij Wegen en Verkeer zelf de hinderverwekker is (AWV), zoals loze rit en verloren voorwerp. Alleen de bon, zonder factuur, naar het agentschap en naar de extra ontvangers die jij instelt. Bij een kadaver is een foto verplicht en die zit in de bon.
• Alleen bonnen met een geldig PLO-nummer ("Oproepnummer WPR") gaan mee. Takelbon toont wat klaar staat en wat nog wacht, met de reden.
• De factuur voor de hinderverwekker blijft in je eigen facturatieprogramma.

De bon wordt een pdf in dezelfde vorm als het papieren formulier. Na het verzenden staat de bon op "Verzonden". Alle bonnen met een PLO-nummer staan ook in een overzichtstabel die je kopieert of als CSV bewaart voor de Excel van het agentschap.